札幌医科大学医学部同窓会員の個人情報保護について

個人情報保護法の改正・施行に当たり、札幌医科大学医学部同窓会として同窓会会員の個人情報保護の万全を期するため、「札幌医科大学医学部同窓会個人情報保護方針」を定めることといたしました。
札幌医科大学医学部同窓会はこの基本方針に基づき、本会が所有する会員の個人情報の厳正かつ適正な管理に努めると共に同窓会事業の円滑運営に努力してまいります。
会員の皆様のご理解とご協力をお願い申し上げます。

札幌医科大学医学部同窓会 個人情報保護に関する基本方針

札幌医科大学医学部同窓会(以下、本会)が会則に定める目的を達成し、事業を遂行するためには、会員の正確な個人情報の確保と厳格な管理が不可欠であると考えております。
本会は、個人情報保護の重要性を強く認識し、会員相互の親睦を深め、本会の発展を図るため、ここにその基本方針を定めます。

1.定義

この基本方針における「個人情報」とは、会員について本会が保有する次の情報をいう。

  1. 1) 氏名(旧姓を含む)
  2. 2) 卒業年次(期)
  3. 3) 自宅住所、電話・FAX番号、及び電子メールアドレス
  4. 4) 勤務先の名称、住所、電話・FAX番号、電子メールアドレス及び役職名
  5. 5) 会費等の納入状況

2.利用目的

個人情報の利用は、札幌医科大学医学部同窓会会則に定める目的に掲げる事業の範囲内で行うものとする。

3.利用目的範囲外の利用

本会は、その活動のために取得し、保有する個人情報を、第三者への提供を含め、通知、公表した利用目的の範囲外の利用をすることなく、適正に取り扱うものとする。ただし、あらかじめ本人の同意を得た場合や次に掲げる場合は、この限りではないものとする。

  1. 1)法令に基づく場合
  2. 2)常任幹事会が特に必要と認めた場合

4.情報の管理と窓口

本会が保有する個人情報の管理は次のように行う

  1. 1) 本会は、個人情報保護管理責任者を選任し、個人情報の適切な取扱を行うものとする
  2. 2) 個人情報保護管理者は、個人情報の流失、盗難等の事故を防止するために必要な措置を講ずる
  3. 3) 本会は、本人の意図しない個人情報の利用、提供を防止し、また、個人情報の最新、正確さを確保するために、本人からの申し出を受け付ける窓口を明確にし、その申し出に適切な対応をすることとする
  4. 4) 本会は、関連法令、規則を遵守することとする
  5. 5) 本会は、個人情報の機密性、完全性、可用性を維持するために、不正アクセス、紛失、漏洩、改ざんなどに対する適切な対策を講じ、それらの防止に努める。また、万一事故が発生した場合には、その状況に応じ、通知または公表を含む適切な処置を講じ、二次被害の防止と再発の防止に努めることとする

5.個人情報の開示・訂正・利用停止

会員は、本会に対し自己に係る個人情報の開示、訂正、利用停止、消去又は第三者への提供の停止を請求することができる。

本会は、以上のことを実現するための管理体制を確立し、詳細な規則・手順を策定するとともに、これらを徹底させて実施しながら、継続的な見直し、改善を図ってまいります。

第1章 総則
第1条 本会は札幌医科大学医学部同窓会と称する。
第2条 本会は本部を札幌医科大学内におき、必要に応じて便宜の地に支部を設けることができる。
第2章 目的
第3条 本会は会員相互の親睦をはかり、その発展を期することを目的とする。
第4条 本会は第3条の目的を達成するために次の事業を行う。
1. ホームページの充実や会誌発行による広報活動。
2. 講演会、その他の集会
3. その他の必要な事項
第3章 会員
第5条 本会会員を分けて次の4種とする。
1.正会員 札幌医科大学医学部と北海道女子医学専門学校の卒業生および札幌医科大学医学部大学院修了生
2.特別会員 同窓生以外の札幌医科大学医学部の現職教授および元教授
3.準会員 本会への加入を希望する元教授を除く札幌医科大学医学部現および元教員および研究生で各支部より推薦された者
4.名誉会員 札幌医科大学医学部同窓会において推薦された者
第4章 役員
第6条 本会に次の役員をおく。
1.会 長  1名 幹事会において正会員中より選出
2.副会長  若干名 幹事会において正会員中より選出
3.幹 事  若干名 各期会員より2名を互選、及び支部の支部長と支部の幹事。(但し各期幹事と支部長を兼ねることはできない)
4.常任幹事 若干名 常任幹事は幹事会において選出される。常任幹事は各期幹事と兼ねることができる。
5.会計監事 2名 幹事会において選出
第7条 役員の任期は2カ年とする。ただし再選を妨げない。
第8条 会長は本会を代表し、一切の会務を統轄する。副会長は会長を補佐し、会長不在のときは会務を代行する。会計監事は会計を監査する。支部長は支部の会務を処理し、本部との連絡にあたる。
第9条 常任幹事会は、会長、副会長、常任幹事、および会計監事によって構成される。常任幹事会の構成員は、いずれか又はいくつかの委員会に所属し会務を分掌する。
第5章 顧問
第10条 本会に顧問を置くことができる。顧問は、幹事会の議を経て、会長が委嘱する。顧問は会長の諮問に答え、幹事会に出席して意見を述べることができる。
第6章 会議
第11条 幹事会は各期より選出された幹事および支部幹事(支部長および副支部長)をもって構成し、会則の変更その他本会の運営に関する一切の決定を行う。幹事会には常任幹事および会計監事が同席するものとする。
第12条 幹事会は毎年1回開催し、次の場合において会長が招集する。
1. 会長が必要と認めたとき
2. 幹事の3分の1以上が会議審議事項を示して開会を求めたとき
第13条 幹事会は当日の出席幹事により成立するものとする。幹事会の議決は出席幹事の過半数の同意を要する。
第14条 総会は毎年1回開催し、幹事会が必要と認めた場合に別途開催する。
第7章 会計
第15条 本会の会計は毎年4月1日にはじまり、3月31日に終わる。
第16条 本会の経費は次の収入をもってあてる。
1. 会費 正会員および準会員より年会費あるいは終身会費を徴収する。年会費は5,000円とし毎年徴収し、終身会員は50,000円とし、終身会費納入者は年会費を徴収しない。
2. 寄附金その他の収入
第17条 特別会員および名誉会員より会費を徴収しない。
第18条 本会の収支決算は会計監査を受け、幹事会で承認し、会員に報告する。
第8章 委員会
第19条 第3条および第4条に定める目的・事業を円滑に遂行して、同窓会活動を活性化するため、常任幹事会内に次の委員会を設置する。
1. 総務委員会
1) 幹事会・総会に関する事項
2) 役員選任に関する事項
3) 各種事業の企画・立案・実行に関する事項
4) 資産管理に関する事項
5) 支部連携強化に関する事項
6) その他会務に関する事項
2. 財務委員会
1) 会費徴収・募金・広告費収入などに関する事項
2) 予算書・決算書に関する事項
3) その他会計に関する事項
3. 情報委員会
1) ホームページの充実など広報活動に関する事項
2) 会員の連絡、異動調査に関する事項
3) 会員管理・会員名簿に関する事項
4) その他情報に関する事項
4. 編集委員会
1)会誌amicus編集・発行に関する事項
2)その他会誌に関する事項
5. その他の委員会
会長は必要に応じて、他の委員会およびワーキンググループを設置することができる。
6. 1から5の委員会の委員長は、会長が指名する。
7. 1から5の委員会の副委員長と委員若干名は、常任幹事および会員の中から総務委員会で選任し、会長が委嘱する。
8. 各委員会は、会長の委嘱により委員長が召集する
附則
第20条 本会則は、昭和34年2月25日より施行する。
     昭和42年10月13日改訂
     昭和49年 7月27日改訂
     昭和50年11月 8日改訂
     昭和51年 4月24日改訂
     昭和53年 6月24日改訂
     昭和54年 6月23日改訂
     平成 6年7月9日改訂
     平成 23年7月9日改訂
     平成 24年7月14日改訂