札幌医科大学医学部同窓会員の個人情報保護について

個人情報保護法の改正・施行に当たり、札幌医科大学医学部同窓会として同窓会会員の個人情報保護の万全を期するため、「札幌医科大学医学部同窓会個人情報保護方針」を定めることといたしました。
札幌医科大学医学部同窓会はこの基本方針に基づき、本会が所有する会員の個人情報の厳正かつ適正な管理に努めると共に同窓会事業の円滑運営に努力してまいります。
会員の皆様のご理解とご協力をお願い申し上げます。

札幌医科大学医学部同窓会 個人情報保護に関する基本方針

札幌医科大学医学部同窓会(以下、本会)が会則に定める目的を達成し、事業を遂行するためには、会員の正確な個人情報の確保と厳格な管理が不可欠であると考えております。
本会は、個人情報保護の重要性を強く認識し、会員相互の親睦を深め、本会の発展を図るため、ここにその基本方針を定めます。

1.定義

この基本方針における「個人情報」とは、会員について本会が保有する次の情報をいう。

  1. 1) 氏名(旧姓を含む)
  2. 2) 卒業年次(期)
  3. 3) 自宅住所、電話・FAX番号、及び電子メールアドレス
  4. 4) 勤務先の名称、住所、電話・FAX番号、電子メールアドレス及び役職名
  5. 5) 会費等の納入状況

2.利用目的

個人情報の利用は、札幌医科大学医学部同窓会会則に定める目的に掲げる事業の範囲内で行うものとする。

3.利用目的範囲外の利用

本会は、その活動のために取得し、保有する個人情報を、第三者への提供を含め、通知、公表した利用目的の範囲外の利用をすることなく、適正に取り扱うものとする。ただし、あらかじめ本人の同意を得た場合や次に掲げる場合は、この限りではないものとする。

  1. 1)法令に基づく場合
  2. 2)常任幹事会が特に必要と認めた場合

4.情報の管理と窓口

本会が保有する個人情報の管理は次のように行う

  1. 1) 本会は、個人情報保護管理責任者を選任し、個人情報の適切な取扱を行うものとする
  2. 2) 個人情報保護管理者は、個人情報の流失、盗難等の事故を防止するために必要な措置を講ずる
  3. 3) 本会は、本人の意図しない個人情報の利用、提供を防止し、また、個人情報の最新、正確さを確保するために、本人からの申し出を受け付ける窓口を明確にし、その申し出に適切な対応をすることとする
  4. 4) 本会は、関連法令、規則を遵守することとする
  5. 5) 本会は、個人情報の機密性、完全性、可用性を維持するために、不正アクセス、紛失、漏洩、改ざんなどに対する適切な対策を講じ、それらの防止に努める。また、万一事故が発生した場合には、その状況に応じ、通知または公表を含む適切な処置を講じ、二次被害の防止と再発の防止に努めることとする

5.個人情報の開示・訂正・利用停止

会員は、本会に対し自己に係る個人情報の開示、訂正、利用停止、消去又は第三者への提供の停止を請求することができる。

本会は、以上のことを実現するための管理体制を確立し、詳細な規則・手順を策定するとともに、これらを徹底させて実施しながら、継続的な見直し、改善を図ってまいります。

札幌医科大学医学部同窓会 個人情報保護規程

平成29年5月17日 策定

(本規程の目的、適用範囲)

第1条 この規程は、札幌医科大学医学部同窓会(以下、本会)が、その活動目的のために保有する会員の個人情報の取得、保管、利用について必要事項を定め、本会及び会員の責務を明確にし、同窓会活動の推進を図りつつ、個人情報の適切な保護を行うことを目的とする。この規程は、本会(同窓会を構成する会員並びに本会が雇用する者を含む)に適用する。

(定義)

第2条 この規程において、以下の用語は、本条の定義による。
(1) 個人情報
本会が、会則に定める目的のために取得(自ら作成することを含む)した会員の個人に関する情報であって、それによって特定の個人を識別することができるもの。
(2) 法
個人情報保護法・北海道個人情報保護条例
(3) 会員
本会会則第5条に定める正会員、特別会員、準会員及び名誉会員
(4) 札幌医科大学
北海道公立大学法人 札幌医科大学であり、その中のすべての組織を含む。

(個人情報の利用目的、公表、目的外利用の禁止)

第3条 本会が取得し、保有する個人情報の利用目的は、以下の通りとする。
(1) 会員名簿の発行、頒布
会員名簿に収載する個人情報の項目は、卒業年次(期)、専門科名、現及び旧氏名、自宅住所、電話番号、並びに勤務先の住所、電話番号、及び役職名とする。
但し、本人から申し出があった場合、現および旧氏名、卒業年次以外の項目は掲載しないことがある。
(2) 機関紙等出版物(電子媒体によるものを含み、本会の活動目的に適うものに限る。)の配布
(3) 会費、寄付金等の出納管理
(4) 本会の各種事業、行事の伝達
(5) 会員による各種事業の活動の支援
(6) 札幌医科大学及びその関連団体の広報活動、行事等の支援
2 前項の(4)、(5)、(6)ために利用または提供する個人情報は会員名簿収載の項目に限る。
3 1項に定める利用目的は、本会ホームページおよび本会機関紙(AMICUS)によって公表する。1項の利用目的を変更した場合も同様とする。
4 1項に定める目的以外の目的で取得または保有する個人情報を利用しない。ただし、あらかじめ本人の同意を得た場合及び法令の定めによる場合はこの限りではない。

(個人情報の取得)

第4条 本会が取得し、保有する個人情報は、前条に定める利用目的のために必要な範囲に限るものとする。
2 個人情報の取得は、次のいずれかの方法による。(口頭は除外)
(1) 本人の同意に基づく本会からの書面又は電子媒体による取得
(2) 本人からの書面又は電子媒体のいずれかによる取得
(3) 本会が、その活動のために本人に対し付与又は作成したことによる取得
3 前項の方法により取得が不可能又は著しく困難な場合は、個人情報管理責任者が適切と認める方法によるものとする。
4 個人情報を取得しようとする場合は、偽りその他不正な手段を用いてはならない。

(個人情報管理責任者)

第5条 本会は、以下に定める個人情報管理責任者を定め、個人情報の取得、利用、提供及び維持のための管理を厳格にする。
2 本会に個人情報管理責任者を置き、同窓会長がその任に当たる。個人情報管理責任者は、事務局管理責任者を指揮し、本会の個人情報管理を統括する。
3 本会事務局に事務局管理責任者を置き、同窓会情報委員長がその任に当たる。事務局管理責任者は、事務局における個人情報の取得、利用、提供及び維持のための管理を統括する。

(個人情報の維持管理)

第6条 本会は、個人情報の取得、利用及び提供を適切に管理するとともに、保有する個人情報の紛失、漏洩、不正使用及び改ざんを防止し、また、その正確さの維持に努めるものとする。
2 事務局管理責任者は、個人情報データベースに対する有資格者以外のアクセスを規制するために、適切な方法を講じなければならない。
3 事務局における個人情報の取得、利用、提供及び維持の管理のために、別途、管理取扱細則を定めて実施する。

(個人情報の提供)

第7条 本会が保有する個人情報の提供は、本会内外を問わず、第3条に定める利用目的の範囲に限るものとする。
2 前項の規程にかかわらず、次のいずれかに該当する場合は、本会が保有する個人情報を、本会内外を問わず必要な範囲において、提供できるものとする。
(1) あらかじめ本人の同意を得た場合
(2) 個人の生命、身体の安全又は財産の保護のため、緊急かつやむを得ないと認められるとき
(3) 法令の定めによるとき
(4) その他、個人情報管理責任者が必要と認めたとき

(個人情報提供の管理)

第8条 個人情報管理責任者は、それぞれの責任範囲において、前条に基づく個人情報の提供を適切に管理しなければならない。
2 事務局が保有する個人情報を会員による各種組織に提供する場合において、事務局管理責任者は、次の事項について確認できない場合は、その提供を行わないこととする。
(1) 個人情報の提供を受ける会員による各種組織が、提供された個人情報の管理責任を明確にしていること
(2) 提供される個人情報の利用が、本会会則第2章に掲げる目的の範囲内であること
(3) 個人情報の提供を受ける会員による各種組織が、当該個人情報によって特定される本人から当該個人情報の訂正、利用の停止の要求があった場合、正当な理由がない限り、それに応じる責任を明確にしていること
(4) (3)の規程による本人からの当該個人情報の訂正、利用の停止の要求があった場合、要求を受けた会員による各種組織は、速やかにその事実及び採られた処置を事務局管理責任者に報告することとしていること

(札幌医科大学への個人情報の提供)

第9条 第3条1項(6)に定める利用目的のための札幌医科大学に対する個人情報の提供は、第8条2項の定めに準じ、原則として本会事務局が担当して行う。

(個人情報取り扱いの外部委託)

第10条 本会が名簿発行、機関紙の印刷・発送等のため個人情報の取り扱いを外部委託業者に委託する場合は、以下に従うものとする。
(1) 個人情報の管理が可能な適切な委託業者を選定する
(2) 提供する個人情報は、委託する業務遂行のために必要な最小限のものに限定する
(3) 委託先での個人情報の管理に関し、下記事項を含む契約を書面で取り交わす
(イ) 委託された個人情報の機密保持および保護
(ロ) 再委託の制限又は条件
(ハ) 委託された個人情報のコピーの制限
(ニ) 委託された個人情報の漏洩等の事故発生時の処置
(ホ) 委託業務終了時の個人情報の消去及び又は個人情報を含む媒体の返却
(ヘ) (イ)に係わる事故時の処置
(ト) 違反時の処置

(保有する個人情報の開示)

第11条 本会は、保有する個人情報について、個人情報によって特定される当該本人から保有する個人情報について開示を求められた場合は、開示を求めてきた者が当該個人情報によって特定される本人であることを合理的かつ適切な方法で確認した後に、合理的と認められる範囲内で個人情報を開示するものとする。
2 前項による開示を求める申し出先は、事務局管理責任者とする。
3 前1項に定める当該本人であることの確認の方法及び開示を求めるために当該本人が提出しなければならない書面は、別途、本会が定める。

(個人情報の訂正、利用の停止)

第12条 本会は、保有する個人情報について、当該個人情報によって特定される本人からデータの訂正、削除または利用の停止を求められた場合は、訂正等を求めてきた会員が当該個人情報に該当する本人であることを合理的かつ適切な方法で確認した後に、合理的と認められる範囲内で遅滞なく処置を行うものとする。
2 前項の規程は、第8条2項(3)に定める個人情報の訂正、利用の停止の場合にも適用する。

(関係者の苦情等の申し立て、対応)

第13条 本会は、保有する個人情報及びその取り扱いについて、当該個人情報によって特定される本人から苦情を受けた場合、状況に応じて迅速かつ適切に対応を行うものとする。
2 前項に定める苦情の申し出先は、事務局管理責任者とする。
3 前項に定める苦情を受け付けた場合、その内容と処置について、事務局管理責任者は個人情報管理責任者に報告するものとする。

(違反に対する処置)

第14条 本会内において、本規程に定める事項に違反して個人情報の利用目的以外の流用、提供、漏洩等があった場合、個人情報管理責任者は適切な処分を検討し、常任幹事会に諮り処分を行うものとする。
2 本会は、何人かが故意又は過失によって本会が保有する個人情報を不正に取扱い、本会に重大な損害を与えた場合、賠償請求、法的処置を含む適切な処置を講じるものとする。

(本規程の見直し)

第15条 個人情報管理責任者は、第6条に定める個人情報の管理に関する事故並びに第13条及び第14条に定める苦情、違反の情報を収集し、本規程の見直しを行うものとする。

【附 則】

  1. 1 この規程は平成29年7月8日より施行する。
  2. 2 この規程の改廃は常任幹事会で議決し、幹事会、総会で報告しなければならない。
第1章 総則
第1条 本会は札幌医科大学医学部同窓会と称する。
第2条 本会は本部を札幌医科大学内におき、必要に応じて便宜の地に支部を設けることができる。
第2章 目的
第3条 本会は会員相互の親睦をはかり、その発展を期することを目的とする。
第4条 本会は第3条の目的を達成するために次の事業を行う。
1. ホームページの充実や会誌発行による広報活動。
2. 講演会、その他の集会
3. その他の必要な事項
第3章 会員
第5条 本会会員を分けて次の4種とする。
1.正会員 札幌医科大学医学部と北海道女子医学専門学校の卒業生および札幌医科大学医学部大学院修了生
2.特別会員 同窓生以外の札幌医科大学医学部の現職教授および元教授
3.準会員 本会への加入を希望する元教授を除く札幌医科大学医学部現および元教員および研究生で各支部より推薦された者
4.名誉会員 札幌医科大学医学部同窓会において推薦された者
第4章 役員
第6条 本会に次の役員をおく。
1.会 長  1名 幹事会において正会員中より選出
2.副会長  若干名 幹事会において正会員中より選出
3.幹 事  若干名 各期会員より2名を互選、及び支部の支部長と支部の幹事。(但し各期幹事と支部長を兼ねることはできない)
4.常任幹事 若干名 常任幹事は幹事会において選出される。常任幹事は各期幹事と兼ねることができる。
5.会計監事 2名 幹事会において選出
第7条 役員の任期は2カ年とする。ただし再選を妨げない。
第8条 会長は本会を代表し、一切の会務を統轄する。副会長は会長を補佐し、会長不在のときは会務を代行する。会計監事は会計を監査する。支部長は支部の会務を処理し、本部との連絡にあたる。
第9条 常任幹事会は、会長、副会長、常任幹事、および会計監事によって構成される。常任幹事会の構成員は、いずれか又はいくつかの委員会に所属し会務を分掌する。
第5章 顧問
第10条 本会に顧問を置くことができる。顧問は、幹事会の議を経て、会長が委嘱する。顧問は会長の諮問に答え、幹事会に出席して意見を述べることができる。
第6章 会議
第11条 幹事会は各期より選出された幹事および支部幹事(支部長および副支部長)をもって構成し、会則の変更その他本会の運営に関する一切の決定を行う。幹事会には常任幹事および会計監事が同席するものとする。
第12条 幹事会は毎年1回開催し、次の場合において会長が招集する。
1. 会長が必要と認めたとき
2. 幹事の3分の1以上が会議審議事項を示して開会を求めたとき
第13条 幹事会は当日の出席幹事により成立するものとする。幹事会の議決は出席幹事の過半数の同意を要する。
第14条 総会は毎年1回開催し、幹事会が必要と認めた場合に別途開催する。
第7章 会計
第15条 本会の会計は毎年4月1日にはじまり、3月31日に終わる。
第16条 本会の経費は次の収入をもってあてる。
1. 会費 正会員および準会員より年会費あるいは終身会費を徴収する。年会費は5,000円とし毎年徴収し、終身会員は50,000円とし、終身会費納入者は年会費を徴収しない。
2. 寄附金その他の収入
第17条 特別会員および名誉会員より会費を徴収しない。
第18条 本会の収支決算は会計監査を受け、幹事会で承認し、会員に報告する。
第8章 委員会
第19条 第3条および第4条に定める目的・事業を円滑に遂行して、同窓会活動を活性化するため、常任幹事会内に次の委員会を設置する。
1. 総務委員会
1) 幹事会・総会に関する事項
2) 役員選任に関する事項
3) 各種事業の企画・立案・実行に関する事項
4) 資産管理に関する事項
5) 支部連携強化に関する事項
6) その他会務に関する事項
2. 財務委員会
1) 会費徴収・募金・広告費収入などに関する事項
2) 予算書・決算書に関する事項
3) その他会計に関する事項
3. 情報委員会
1) ホームページの充実など広報活動に関する事項
2) 会員の連絡、異動調査に関する事項
3) 会員管理・会員名簿に関する事項
4) その他情報に関する事項
4. 編集委員会
1)会誌amicus編集・発行に関する事項
2)その他会誌に関する事項
5. その他の委員会
会長は必要に応じて、他の委員会およびワーキンググループを設置することができる。
6. 1から5の委員会の委員長は、会長が指名する。
7. 1から5の委員会の副委員長と委員若干名は、常任幹事および会員の中から総務委員会で選任し、会長が委嘱する。
8. 各委員会は、会長の委嘱により委員長が召集する
附則
第20条 本会則は、昭和34年2月25日より施行する。
     昭和42年10月13日改訂
     昭和49年 7月27日改訂
     昭和50年11月 8日改訂
     昭和51年 4月24日改訂
     昭和53年 6月24日改訂
     昭和54年 6月23日改訂
     平成 6年7月9日改訂
     平成 23年7月9日改訂
     平成 24年7月14日改訂